BNG Gebiedsontwikkeling, voorheen Ontwikkelings- en Participatiebedrijf Publieke Sector B.V., kortweg O.P.P., is sinds 1998 klant van ComputerPlan. BNG Gebiedsontwikkeling richt zich op gebiedsontwikkeling en realiseert ruimtelijke plannen. Het bedrijf ondersteunt overheidspartijen door risicodragend deel te nemen in de grondexploitatie en indien gewenst procesmanagement in te zetten. BNG Gebiedsontwikkeling is 100% dochter van de Bank Nederlandse Gemeenten (www.oppbv.nl).   

BNG Gebiedsontwikkeling participeert in diverse ruimtelijke plannen, waar men in diverse disciplines actief is, zoals planmanagement, plancontrol en planadministratie.

Welke oplossingen vanuit ComputerPlan

Inmiddels is het aantal te voeren administraties uitgebreid tot bijna veertig. BNG Gebiedsontwikkeling maakt gebruik van Exact Globe. Standaardisatie van de administratieve procedures is essentieel gebleken. Zowel beleidstechnisch als wel op organisatorisch gebied. Gezien het aantal te voeren administraties, zijn de procedures eenvoudig, laagdrempelig en inzichtelijk gemaakt. Exact Synergy is ingevoerd als middel om de administratieve procedures eenvoudig en inzichtelijk te maken. Het is bovendien het centrale archief, waarin alle inkomende en uitgaande post wordt opgeslagen. De correspondentie komt automatisch bij de juiste persoon terecht, die het in behandeling neemt. Dit maakt het voor de hele organisatie een flexibel en efficiënt instrument, en de informatie is overal toegankelijk.  

Inmiddels maken meer dan 40 medewerkers gebruik van Exact Synergy, waaronder ook een aantal externe personen. De eerste fase van Exact Synergy betrof het vullen van gedigitaliseerde documenten uit het bestaande archief. Dit is door een externe partij gedigitaliseerd. Door middel van een heldere archiefstructuur wordt elk financieel, project of algemeen archiefstuk gekenmerkt. Nieuwe documenten worden middels ImageCapture van ScanSys volledig doorzoekbaar gescand en opgeslagen in Synergy.  

Centraal beheer in Exact Synergy

Een nieuw project binnen de administratieve organisatie is het opzetten van een centraal relatiebestand in Exact Synergy. Daarmee wordt het voor de diverse disciplines binnen BNG Gebiedsontwikkeling mogelijk om de communicaties met relaties vast te gaan leggen.  

Koppeling met extern tijdschrijfsysteem

Als verlengstuk van het tijdschrijfsysteem worden de uren automatisch geïmporteerd in Exact Globe. Deze uren worden vervolgens via een factuurvoorstel in Exact Globe tot definitieve factuur verwerkt. ComputerPlan heeft inmiddels veel ervaring met het opzetten van koppelingen. Ook voor BNG Gebiedsontwikkeling bleek het koppelen van het tijdschrijfsysteem aan Exact een kwestie van afstemmen. Zodra de uren op tijd zijn ingevoerd, is het maken van het factuurvoorstel een kwestie van een druk op de knop.  

Koppeling met extern rekenmodel

Daarnaast gebruikt men een rekenmodel om grondexploitaties te analyseren en te berekenen.  Daarin worden onder andere cashflow berekeningen gemaakt. De realisaties uit de Exact administratie (actuals), worden geïmporteerd in het rekenmodel. Hiermee is men in staat om uitgebreide analyse te doen om budgetruimte en –overschrijding.  

Wat is opgeleverd

De volgende automatiseringsprojecten zijn inmiddels succesvol binnen BNG Gebiedsontwikkeling afgerond:
•           Fine-tuning processen binnen Exact Globe
•           Koppeling tussen tijdschrijfsysteem en Exact Globe
•           Implementatie van Exact Synergy als workflow en archiefsysteem
•           Scannen van documenten en doorzoekbaar maken met Scansys
•           Migratie database server naar Microsoft SQL Server 2005
•           Koppeling tussen Exact Globe en rekenmodel - grondexploitaties  
•           Relatiebeheer in Exact Synergy & Inkomend Factuurregister op Exact Synergy

Naast BNG Gebiedsontwikkeling heeft ComputerPlan een groot aantal andere projectontwikkelaars als klant mede gestuurd door een specifieke inrichting in Exact Globe met aansluitend een passend rapportagemodel voor de uitputting van verplichtingen, budgetten en realisaties.

Terug naar de referenties van ComputerPlan.