Dutch stimuleert, inspireert en innoveert ondernemingen en overheden om blijvend beter te presteren. Zij doen dit in nauwe samenwerking met de opdrachtgever. Gecommitteerd aan het resultaat. En met een prikkelende kijk op ondernemen en ondernemerschap in de 21ste eeuw. In alle sectoren hebben opdrachtgevers behoefte aan waardecreatie binnen de processen die het succes van hun business bepalen. Dat is precies wat Dutch doet. We noemen het: Building Better Business.

Dutch werkt met ruim 200 medewerkers vanuit vestigingen in Amsterdam en Hilversum. In 2008 realiseerde de gehele dutch group een omzet van ca. 22 miljoen euro (www.dutch.com).

         "70% tijdsbesparing bij de facturatie en controle"
Peter van Gestel, Group Controller, over het werken met QicsTime door de circa 220 urenschrijvers van Dutch.

Situatie

“De Dutch organisatie bestaat uit zes werkmaatschappijen en een holding. Iedere divisie kent zijn eigen expertise en werkveld. Vanuit de eigen expertise wordt de dienstverlening naar onze klanten toe gerealiseerd. Dit gebeurt op zowel Time x Material basis als ook op Resultancy basis met een vooraf overeengekomen fee. Iedereen binnen onze organisatie registreert om deze reden ook zijn/haar uren. Vroeger werd dit gedaan in Excel, waarna er handmatig facturen in ons financiële systeem Exact Globe gemaakt werden. Een situatie die door de jaren heen gegroeid was, echter, zeker gezien de huidige omvang van de organisatie, niet meer te hanteren.

Onze Exact Synergy & Exact Globe leverancier ComputerPlan adviseerde ons om QicsTime te gaan gebruiken. Een advies dat wij ter harte hebben genomen. Na een kort beslissingstraject is QicsTime aangeschaft en is men begonnen met de implementatie.

Meedenken

Je merkt dat de consultants, zowel kennis hebben van QicsTime als Exact software. Dat heeft vele voordelen op het gebied van integratie van de softwarepakketten. Ze denken echt met de klant mee en geven adviezen over de werkwijze. Dat is nuttig want natuurlijk was het voor ons in het begin wel even zoeken. Welke facturatie- methode kiezen we? Is er intern voldoende draagvlak om de uren van de medewerker door hun manager te laten accorderen en welke soort activiteiten gebruiken wij voor de urenschrijver om tijd te schrijven? Een belangrijk meedenk- aspect lag ook in onze Intercompany facturering. Doordat gewerkt wordt met zeven verschillende BV’s die allemaal hun eigen administratie hebben ontstaan er interne verrekeningen. Verrekeningen die, dankzij de Intercompany software module van Qics, geautomatiseerd gegenereerd en geboekt worden.

Resultaat

Bij Dutch zijn wij extern gericht, gefocust op onze dienstverlening naar de klant toe. Dat betekende ook dat het urenschrijven niet altijd op tijd gebeurde. Anno 2009 kan dat natuurlijk niet meer. Met de introductie van ons nieuwe systeem, is de discipline toegenomen. Werd er vóór het gebruik van QicsTime 40% van de uren op tijd geschreven, inmiddels is dit opgelopen tot 90%. De ingebruikname van QicsTime is natuurlijk niet de oorzaak van de toegenomen discipline, maar wel de directe aanleiding. Een ander aantoonbaar resultaat is de tijdsbesparing die het ons als financiële administratie oplevert bij de maandelijkse facturatie. Waar wij voorheen 10 dagen nodig hadden voor 200 facturen is dit inmiddels 3 dagen geworden. Naar schatting een tijdsbesparing van 70% voor de totale facturatie en een sterk verbetert controle klimaat. Tijd die wij nu ergens anders aan kunnen besteden.

Voordelen

Naast tijdsbesparing en versnelde facturatie zijn er nog enkele andere belangrijke voordelen:

• Kwaliteitsstijging van de facturatie door toegenomen structuur;
• Geven van inzicht in en grip op de bedrijfsvoering door betere management informatie.