Bespaar tijd met het Inkomend Factuur Register
Het Inkomend Factuurregister van Exact Globe bespaart u tijd en geeft u inzicht in uw liquiditeitspositie. Het aantal handmatige handelingen wordt teruggebracht en u heeft op ieder gewenst moment inzicht in welke facturen zijn geregistreerd en bij welke verantwoordelijke deze ter goedkeuring liggen. U houdt bovendien een scherp inzicht in het totaalbedrag van openstaande crediteurensaldi. Zelfs wanneer deze nog niet als formele post zijn geautoriseerd. U houdt dus overzicht in elke fase!
De voordelen van het Inkomend Factuurregister:
- Diverse fiatteringsmogelijkheden voor extra controle
- Boekingen verwerken zoals u zelf wilt
- Documenten koppelen aan boekingen
- Alleen goedgekeurde facturen betaalbaar stellen
Registratie direct in Exact Globe
Met het Inkomend Factuurregister (IFR) boekt u de binnenkomende facturen direct in uw Exact-programmatuur. Deze boekingen registreert het IFR separaat van uw normale boekingen. Het IFR voor Exact Globe kent tijdens registratie o.a. de volgende functionaliteiten:
- Onderhouden registers: deze kunt u naar voorkeur indelen in bijvoorbeeld afdelingen, afdelingshoofden of bedragen.
- Koppelen fiatteerder(s) per register: u heeft de mogelijkheid fiatteerder(s) te koppelen per register en kunt u per register een fiatteringscenario vastleggen.
Diverse fiatteringsmogelijkheden voor extra controle
Na registratie van de inkoopfactuur dient deze gefiatteerd te worden. Soms betreft dit één fiattering, andere inkoopfacturen eisen wellicht tien handtekeningen. Dit is met het IFR voor Exact Globe geen probleem. U kunt er zelfs voor kiezen inkoopfacturen willekeurig door de desbetreffende verantwoordelijken te laten goedkeuren, of hierin een volgorde aan te houden. Ook de fiattering kent een aantal handige kenmerken die het gebruikersgemak verhogen:
- Ongedaan maken laatste fiattering: hiermee kan de inkoopfactuur worden gewijzigd door de gebruiker die deze als laatste had gefiatteerd.
- Invoeren notitie tijdens fiattering: uiteraard is het van belang te weten waarom een inkoopfactuur niet is gefiatteerd of de fiattering ongedaan is gemaakt. U kunt daarom tijdens de fiattering een notitie vastleggen.
Boekingen verwerken zoals u wilt
Na het fiatteren kunnen de boekingen gejournaliseerd worden. Met het IFR in Exact Globe heeft u de mogelijkheid de inkoopfacturen direct tijdens de laatste fiattering te laten journaliseren of zelfs financieel te verwerken. Het verplicht handmatig opstarten van de journalisering of de financiële verwerking van de geregistreerde inkoopfactuur behoort hiermee tot het verleden.
Indien u er toch voor kiest de journalisering handmatig op te starten, heeft u alsnog de mogelijkheid de geregistreerde inkoopfactuur direct financieel te verwerken. Het aantal handmatige handelingen is hiermee aanzienlijk teruggebracht.
Documenten koppelen aan boekingen
U heeft de mogelijkheid om documenten aan uw boekingen te koppelen. Zo kunt u nu met het IFR uw ingescande inkoopfactuur (b.v. met ImageCapture van ScanSys) koppelen tijdens de registratie. Alle fiatteerders kunnen dan de originele inkoopfactuur inzien tijdens fiattering.
Optimaal gebruik van standaardsoftware
Het Inkomend Factuurregister voor Exact Globe maakt optimaal gebruik van de functionaliteit van de standaardsoftware. Bij gebruik van E-Project in Exact Globe is het bijvoorbeeld mogelijk projecten te koppelen aan de inkoopfactuur tijdens registratie in het Inkomend Factuurregister. Hetzelfde geldt voor Verplichtingen.
Combineren met webportal? Dat kan ook middels IFR gebaseerd op Exact Synergy. Voor details klik hier.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met onze accountmanagers via 015- 279 89 99 of via info@computerplan.nl.
Terug naar de oplossingen van Exact Globe.