Verplichtingenadministratie Exact Globe

Meer inzicht in uw budgetruimte met Verplichtingenadministratie
 
Als u verkoopt, is het altijd prettig te weten wat u de komende tijd aan omzet kunt verwachten. Terwijl u verkoopt, wordt aan de andere kant uiteraard ook ingekocht. Naast de omzet wilt u dus weten wat u aan kosten kunt verwachten. Kosten- en budgetoverzichten geven u niet altijd goed inzicht in alle verplichtingen die u bent aangegaan. Terwijl het budget al is vergeven, zijn de werkelijke kosten nog niet gemaakt. De aangegane verplichtingen zijn zodoende niet terug te vinden in het budgetoverzicht. Met behulp van de  Verplichtingenadministratie (VPA) kunt u dergelijke toezeggingen wél registreren.

De voordelen van Verplichtingenadministratie:
  • Altijd een up-to-date overzicht van uw budget, budgetruimte en gerealiseerde kosten
  • Verplichtingen eenvoudig vastleggen
  • Meer controle door fiatteren verplichtingen
  • Geïntegreerd met het Inkomend Factuurregister

Altijd een up-to-date overzicht van uw budget, budgetruimteen gerealiseerde kosten
Met Exact bent u reeds in staat de gerealiseerde kosten af te zetten tegen het aangelegde budget. Met de Verplichtingenadministratie verschaft u zich de mogelijkheid tussen het budget en de gerealiseerde kosten ook de 'te verwachte kosten' te registreren, oftewel de aangegane verplichtingen. Tezamen vormen deze uw beschikbare budgetruimte, zoals u hiernaast kunt zien.

Het aanleggen van budgetten is mogelijk in de standaardmodule E-Budget. Hier kunt u een budget aanleggen op onder andere grootboekrekening, debiteur, crediteur, kostenplaats en artikel. Vervolgens kan een verplichting worden aangemaakt en worden gekoppeld aan het budget. Hierdoor heeft u inzicht in de wijze waarop het budget mogelijk is vergeven.

Verplichtingen eenvoudig vastleggen
Wanneer u uw budget heeft aangemaakt, kunt u uw verplichtingen vastleggen. Alle informatie aangaande deze verplichting vindt u terug op de saldilijst. Naast de oorspronkelijke verplichtingen ziet u alle bijstellingen en kosten afzonderlijk geregistreerd. Bij het aanleggen van de verplichtingsregel heeft u de mogelijkheid een project in te geven, zodat u ook per project inzicht heeft in de beschikbare budgetruimte.

Meer controle door fiatteren verplichtingen
U kunt aangeven in de instellingen of elke verplichting gefiatteerd moet worden. Hierna kan deze geselecteerd worden tijdens het invoeren van inkoopfacturen. Zo houdt u dus ook de aangegane verplichtingen onder controle en weet u wie hier op welk moment verantwoordelijk voor is.U kunt aangeven dat voor openstaande verplichtingen geen factuur meer ontvangen zal worden. Er wordt dan een correctieboeking aangemaakt voor het verschil. Hierdoor blijft een goed inzicht in de verplichting gehandhaafd.
 
Geïntegreerd met het Inkomend Factuur Register
De oplossingen zijn uiteraard geïntegreerd in Exact Globe. Zo kunt u tijdens het registreren van binnengekomen facturen deze reeds koppelen aan een aangegane verplichting. Hierdoor heeft u op elk gewenst moment inzicht in uw beschikbare budgetruimte.

Met de Verplichtingenadministratie hoeft u niet meer langdurig gegevens te combineren om een beeld te krijgen van uw beschikbare budgetruimte. U heeft nu direct het oorspronkelijke budget, de verplichtingensaldi, de werkelijke kosten en de beschikbare budgetruimte op een rijtje. De gegevens kunnen worden getoond per project, crediteur, verplichting, kostenplaats, kostendrager en budgetscenario. Via de doorzoommogelijkheid die deze oplossing u biedt, kunt u op diverse manieren verplichtingen en de bijbehorende details opvragen. U heeft dus te allen tijde een transparant overzicht van uw beschikbare budgetruimte.  

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met onze accountmanagers via 015- 279 89 99 of via info@computerplan.nl.

Terug naar de oplossingen van Exact Globe.