Financieel- & Cash Flow Management

Het innovatieve ontwerp van Exact Globe geeft een geheel nieuwe dimensie aan het boekhouden. De financiële administratie is niet langer een apart onderdeel van de bedrijfsvoering. Alle documenten die in de primaire processen zijn verwerkt leiden automatisch tot transacties in het grootboek. De balans en winst en verliesrekening zijn dus altijd up-to-date. Handmatige boekingen zijn niet meer nodig en correcties kunnen eenvoudig uitgevoerd worden, zonder dat u hiervoor extra correctieboekingen aan hoeft te maken. Verschillende rapporten en audittrails maken het eenvoudig om eventuele onjuiste transacties te achterhalen en te corrigeren. Dat en vele andere verbeteringen maken dat Exact Globe zijn tijdgenoten ver vooruit is!

Foutloos werken
Met Exact Globe bent u in staat het aantal fouten tijdens de invoer drastisch te reduceren. Dit wordt onder andere bereikt door de mogelijkheid per grootboekrekening aan te geven welke typen transacties op deze rekening geboekt moeten worden. U kunt hierbij denken aan inkoop- en verkoopfacturen, uitgiften, ontvangsten en salarissen. Bij de invoer van bijvoorbeeld een salariscomponent is van tevoren al bepaald op welke grootboekrekeningen de salarissen worden geboekt. Wanneer een rekening niet gebruikt mag worden tijdens het invoerproces, kunt u deze in Exact Globe eenvoudig blokkeren. Hierdoor voorkomt u dat ten onrechte op deze rekening geboekt wordt. Door gebruik te maken van controles op referentienummers behoedt de software u voor het dubbel invoeren van bijvoorbeeld inkoopfacturen. Door deze controles en de mogelijkheid om achteraf boekingen snel en gemakkelijk aan te passen, bijvoorbeeld vanuit de grootboekkaart, wordt de kans op fouten in uw administratie tot een minimum beperkt.

Invoeren boekingen efficiënter dan ooit
Hoewel moderne systemen meer en meer boekingen elektronisch aangeleverd krijgen, kost het invoeren van documenten nog steeds behoorlijk veel tijd. Door het inbouwen van extra hulpmiddelen tijdens het boeken en door onnodige gegevens weg te laten is het invoeren niet alleen nog sneller geworden, maar vooral ook eenvoudiger. Zo bepaalt u met Exact Globe per invoerscherm zelf welke velden u wel of niet wilt kunnen invoeren. Een andere vereenvoudiging is het werken in verschillende maanden of zelfs jaren. Aan de hand van de boekdatum wordt bepaald in welke periode en boekjaar geboekt wordt. Fouten maken is niet meer mogelijk en u hoeft niet meer van dagboek te veranderen om in andere jaren of voorgaande periodes te boeken. Alle informatie die in Exact Globe  wordt bewaard, is direct beschikbaar voor alle overzichten, geen enkele uitgezonderd. Uw informatie is dus altijd up-to-date zonder dat u extra handelingen moet verrichten om ervoor te zorgen dat uw gegevens bijgewerkt worden.

Papierloze administratie komt dichterbij
Bij het administreren wordt doorgaans veel papier verbruikt. Met de komst van Exact Globe kan het papiergebruik behoorlijk worden verminderd. Alle benodigde informatie is eenvoudig terug te vinden en is zeer goed leesbaar vanaf het scherm. Er is dus geen noodzaak meer om het overzicht op papier af te drukken. Controles en analyses zijn vaak zelfs beter op het scherm uit te voeren dan op papier. Dat komt onder meer omdat u vanaf de overzichten op het scherm binnen Exact Globe kunt doorzoomen naar details. Daarnaast maakt Exact Globe het mogelijk om aan de boeking een document te koppelen, bijvoorbeeld een gescande inkoopfactuur (b.v. gescanned met onze oplossing met ScanSys). Tevens kunt u per transactie notities ingeven. Uw opmerkingen aangaande een boeking worden op deze manier direct bij de boeking bewaard en kunnen ook altijd weer vanuit Exact Globe worden geraadpleegd. Ook het afletteren van grootboekkaarten kan met dit nieuwe pakket geheel papierloos plaatsvinden. U kiest de posten die met elkaar verband houden, bijvoorbeeld de factuur en de betaling(en), en Exact Globe lettert deze twee posten vervolgens automatisch af.

Uw balans eenvoudig verklaard
Met Exact Globe heeft u de mogelijkheid om uw balans tot vijf niveaus diep te presenteren. Tevens is het mogelijk om een tweede indeling te maken, ook tot vijf niveaus diep. Zo kunt u een indeling maken volgens de wettelijke richtlijnen en een tweede op basis van de intern gewenste indeling. Met Exact Globe bent u bovendien niet meer gebonden aan vaste tijdspatronen.

U kunt uw gegevens presenteren volgens elk gewenst tijdspatroon, zij het weken, maanden, kwartalen of jaren. De informatie die u ophaalt uit Exact Globe is volledig transparant. Dit houdt in dat u de informatie altijd tot op detailniveau kunt opsplitsen, vanuit elk gezichtspunt. Standaard biedt elk overzicht u de mogelijkheid om de gegevens te groeperen, op artikel, medewerker, project of één van de vele andere criteria. Voor u betekent dit alles een aanzienlijke tijdwinst, omdat u alle informatie direct beschikbaar heeft, aansluitingen met subadministraties gegarandeerd zijn en analyses in seconden gemaakt kunnen worden.

Snellere BTW-aangifte
Uw BTW-aangifte moet natuurlijk correct zijn. Om hier zeker van te zijn moet u zonder omwegen kunnen zien hoe bedragen opgebouwd zijn. Exact Globe biedt u niet alleen de mogelijkheid om tot op factuurniveau in te zoomen zodat u kunt controleren of de details kloppen. Mocht een correctie nodig zijn, dan is dat mogelijk zonder een ander scherm op te starten. Nadat u heeft vastgesteld dat de gegevens kloppen kunt u ook vanuit dit scherm direct de BTW-aangifte afdrukken in de voorgeschreven lay-out.

Informatie analyseren en direct actie ondernemen
Exact Globe zorgt ervoor dat u uw gegevens kunt analyseren vanaf één plaats en direct actie kunt ondernemen wanneer dat nodig is. Hierdoor bent u in staat om uw administratie sneller en effectiever bij te werken en te beheren. U kunt tijdens het analyseren de boekingen uitbreiden met tot dan toe ontbrekende informatie of zelfs correcties maken, en dit alles zonder een apart menu op te starten. U kunt verder notities of documenten aan de boeking toevoegen. Hierdoor heeft u ook na de wijziging alle informatie op één plaats beschikbaar. U hoeft nooit meer te zoeken naar uw informatie. Uw grootboekkaart bevat alle boekingen die ooit hebben plaatsgevonden. Dit betekent dat daar veel historie beschikbaar is. In het verleden werd, om te kunnen zien uit welke posten uw saldo is opgebouwd, de grootboekkaart afgedrukt en vervolgens werden de bij elkaar behorende boekingen afgeletterd. Die afgeletterde lijst moest u bewaren voor de volgende perioden. Exact Globe stemt tijdens de analyse de bij elkaar horende gegevens, zoals bijvoorbeeld factuur en betaling(en), automatisch af. De afgestemde posten blijven uiteraard beschikbaar op de grootboekkaart, maar zijn gekenmerkt als afgestemd. Dit is opnieuw een duidelijk voorbeeld van de tijd die u met Exact Globe kunt besparen!

Zorgvuldige financiële afhandeling van inkopen
Door vergaande integratie van de verschillende bedrijfsprocessen heeft u met Exact Globe de beschikking over een volwaardige inkoopadministratie. Bij de financiële afhandeling heeft u ook meteen inzage in de onderliggende logistieke documenten, zoals de bestelling en de ontvangst. Bij het boeken van de inkoopfactuur is het mogelijk om deze over meerdere perioden te verdelen. Omdat bij het vastleggen van de inkoopfactuur gecontroleerd wordt op het factuurnummer, behoort een dubbele betaling van een factuur aan één van uw leveranciers tot de verleden tijd.

De financiële kant van uw voorraden
Uw financiële- en voorraadadministratie zijn volledig met elkaar geïntegreerd. Daarmee zijn complexe spreadsheets die u informeren over de aansluiting tussen beide administraties overbodig geworden. U vraagt simpelweg een verdeling op per artikel van uw grootboekrekening en krijgt direct inzage in de voorraadposities per artikel. Standaard worden de voorraden tegen de feitelijke inkoopprijs gewaardeerd. Uw voorraden weerspiegelen derhalve de daadwerkelijke uitgaven. De integratie biedt ook een oplossing voor het boeken van kostprijsverhogende douanefacturen of transportnota's. Door deze kosten toe te wijzen aan de artikelen waarop ze betrekking hebben, kunnen ze in de kostprijsberekening worden meegenomen. Op elk gewenst moment kunt u de waardering van voorraden herberekenen volgens andere waarderingsmethoden, zoals gemiddelde inkoopprijs, vaste verrekenprijs, FIFO/LIFO of geldende verkoopprijs. U kunt ervoor kiezen deze herberekening slechts te tonen of daadwerkelijk op uw balans door te voeren.

Achteraf informatie toevoegen met 'Analytisch boekhouden'
Op het moment dat een transactie in Exact Globe wordt geregistreerd hoeft deze nog niet volledig uitgesplitst te zijn naar project, resource en magazijn. Een transactie kan alvast worden vastgelegd met alleen de basisinformatie. Achteraf kunnen meer gegevens worden toegevoegd met behulp van de functie 'Analytisch boekhouden'. Doorgaans heeft een medewerker van de financiële administratie geen volledig beeld van de transactie op het moment dat hij de boeking maakt. Als hij een inkoopfactuur ontvangt van een leverancier, kan het dus zijn dat hij de precieze afkomst ervan niet kent. Moet de factuur worden toegekend aan een project? Moeten de kosten worden verspreid over een bepaald aantal perioden of verschoven worden naar een latere datum? Normaal gesproken moet de financieel medewerker informatie verzamelen van andere afdelingen om de boeking te voorzien van alle relevante gegevens. Dit zorgt voor vertraging, omdat de boeking wordt opgehouden in het systeem.

Gegevens analyseren vanuit een andere invalshoek
De grootboekkaart wordt vaak gezien als 'eindstation' van alle informatie. Met Exact Globe haalt u echter veel meer informatie uit uw systeem! Door bij de boeking aan te geven welke werknemer de kosten maakt, is het mogelijk om een totaaloverzicht te krijgen van de gemaakte kosten per werknemer. U kunt deze gegevens weer vanuit verschillende invalshoeken groeperen en zelfs exporteren naar MS Excel om ze daar bijvoorbeeld te gebruiken voor verdere berekeningen.

Kostenanalyse: een administratie binnen een administratie
U kunt al uw afdelingen in Exact Globe onderbrengen als kostenplaats. Hierdoor wordt het mogelijk alle geboekte bedragen verder uit te splitsen. U bent zodoende perfect in staat om het resultaat per afdeling zichtbaar te maken. In Exact Globe worden alle kosten automatisch naar de juiste afdelingen doorverdeeld. U voorkomt hiermee veel handmatige boekingen. U bepaalt zelf per grootboekrekening op welke kostenplaatsen geboekt kan worden. Dit vergemakkelijkt de invoer van de boekingen en vermindert de kans op fouten. Naast kostenplaatsen kunt u gebruikmaken van kostendragers, waardoor u uw kostenanalyse nog verder kunt verfijnen.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met onze accountmanagers via 015- 279 89 99 of via info@computerplan.nl.

Terug naar de oplossingen van Exact Globe.