Digitale postkamer

Het handmatig afhandelen van inkomende en uitgaande post via de postkamer kan erg tijdrovend zijn. Vervolgens kan correspondentie te lang blijven liggen of zelfs kwijtraken. Ook met e-mail kan dit gebeuren.

Exact Synergy lost dit op door alle brieven, facturen, bestellingen en andere post in één centraal systeem op te slaan en digitaal te distribueren.

Digitaal opslaan van correspondentie

Met Exact Synergy kunt u eenvoudig ingescande post, faxen en andere documenten digitaal opslaan. Gebruikt u hiervoor een aanvullende scanoplossing, dan worden documenten zelfs automatisch gecategoriseerd. Doordat de software van Exact volledig is geïntegreerd met MS Office, kunt u ook e-mail - vanuit MS Outlook - eenvoudig vastleggen. De documenten worden opgeslagen in een centrale database. Daar kunnen ze door alle gebruikers van Exact Synergy worden teruggevonden. Iedereen beschikt altijd over de meest actuele versie en hoeft geen kopie voor eigen gebruik meer te maken. Naast tijd en moeite bespaart u dus ook een hoop papier.

Documenten categoriseren

Opgeslagen documenten kunt u direct koppelen aan de betrokken medewerkers, relaties, projecten, orders of artikelen. Daardoor kunt u bijvoorbeeld per klant, medewerker of project alle bijbehorende documenten eenvoudig terugvinden. Verder verdeelt u uw documenten onder in duidelijke categorieën en subcategorieën. Bijvoorbeeld inkomende en uitgaande post, met als subcategorieën klachten en bestellingen. De mogelijkheden zijn eindeloos: u kunt de categorieën volledig naar eigen inzicht inrichten. Naast de categorisering kunt u tevens verschillende documenttypes aanmaken die concreet aangeven om wat voor soort document het gaat. Bijvoorbeeld offertes of facturen. Met een combinatie van categorieën, subcategorieën en documenttypes creëert u zelf de meest prettige werkwijze. Door de koppelingen, categorisering en documenttypes beschikt u over een perfect geordend elektronisch archief.

Eenvoudige interne distributie

Door middel van de ‘werkstroom’ of ‘workflow’ functionaliteit kunt u gemakkelijk informatie uitwisselen met uw medewerkers. Een adreswijziging, klacht of andersoortig document zet u in de vorm van een taak direct door naar de verantwoordelijke medewerker. Op dezelfde manier voorziet u alle betrokkenen bij een bepaald project tegelijk van informatie. Vervolgens kan een reactie worden gegeven, een wijziging worden aangebracht, of om opheldering worden gevraagd. Deze wijze van registratie en distributie van documenten bevordert de interne communicatie en de samenwerking binnen uw organisatie. Bovendien kunt u door de hoge mate van transparantie alle handelingen op de voet volgen en zicht houden op de status en voortgang van lopende taken.

Veilig online de informatiestroom beheren

Exact Synergy is volledig webbased. Hierdoor kunt u informatie online delen met alle gebruikers, vanaf iedere willekeurige locatie. Het enige wat u nodig heeft is een pc met een internet browser. Vertrouwelijke of persoonlijke informatie beschermt u door rechten aan uw medewerkers en relaties toe te kennen. Binnengekomen of uitgaande correspondentie kan daardoor alleen worden ingezien en gewijzigd door geautoriseerde gebruikers. Doordat u documenten naar wens kunt afschermen, heeft u de informatievoorziening volledig onder controle.

Documentbeheer bij u op kantoor

ComputerPlan heeft al vele implementaties mogen uitvoeren van Exact Synergy. Wij maken hierbij vaak gebruik van de programmatuur van ScanSys om zo eenvoudig mogelijk documenten af te kunnen handelen. Wij hebben bijvoorbeeld bij O.P.P. een implementatie uitgevoerd voor digitaal documentbeheer.  

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met onze accountmanagers via 015- 279 89 99 of via info@computerplan.nl.

Terug naar de oplossingen van Exact Synegry.