Direct en op ieder door u gewenst moment de juiste inzichten in ieder aspect van uw HRM beleid. Alle data die betrekking hebben op uw personeelsbestand zijn centraal en overzichtelijk digitaal opgeslagen, zodat u altijd met actuele informatie werkt. Met Exact Synergy HRM heeft u dé oplossing om volledig grip te houden op uw menselijk kapitaal.
Werving & Selectie
Instroom van nieuwe medewerkers in uw organisatie is cruciaal voor de continuïteit van uw organisatie.
Met Exact Synergy HRM brengt u eenvoudig vacatures en sollicitanten in kaart. Kandidaten kunnen online solliciteren, er worden digitale dossiers aangemaakt met relevante documenten (bijvoorbeeld CV’s, brieven en competenties). Bij indiensttreding hoeven deze gegevens niet opnieuw ingevoerd te worden.
Met behulp van documentsjablonen maakt u snel en eenvoudig de benodigde documenten aan, zoals een arbeidscontract of een aanstellings- of afwijzingsbrief. Door alle stappen in het sollicitatieproces vast te leggen heeft u inzicht in de doorlooptijd van de procedure en ziet u eenvoudig waar processen of procedures verbeterd kunnen worden. Vragen als “Is de wervingsactie goed verlopen?", "Is er een juiste selectie gemaakt?" en "Waarom sollicitanten voortijdig afhaken?” kunt u met een paar muisklikken beantwoorden.
Door uw grip op het instroomproces werft u efficiënt én tijdig de juiste mensen.
Personeeldossiers
Medewerkersgegevens wilt u centraal en overzichtelijk vastleggen in een beveiligd digitaal dossier.
Medewerkersgegevens legt u vast in een digitaal medewerkersdossier. Denk hierbij aan n.a.w gegevens, informatie met betrekking tot arbeids- en studiecontracten, het soort dienstverband en familiegegevens. In het medewerkersdossier vindt u tevens alle documentatie en communicatie met betrekking tot de bewuste medewerker terug. Contracten, kopieën paspoort, salarisstroken, vertrouwelijke brieven en ook verlof- en verzuimmeldingen zijn met een muisklik op het scherm te halen.
Met behulp van automatische signaleringen kunt u bovendien op diverse belangrijke data binnen het dossier ‘gealarmeerd’ worden. Denk hierbij aan bijvoorbeeld de einddatum van contracten, verjaardagen en andere relevante data.
Met een beveiligd digitaal medewerkersdossier beheert u uw medewerkersgegevens centraal en efficiënt. U bespaart tijd en geld door het reduceren van administratieve handelingen en doordat het zoeken naar informatie u veel minder tijd kost.
Verlof en verzuim
Verzuim is, zeker zonder controlemogelijkheid, een grote kostenpost voor uw organisatie. Gebrek aan inzicht in de verlofsaldi geeft daarnaast veel onrust.
Zowel ziekmeldingen als verlofaanvragen worden met Exact Software helder geregistreerd. Het registreren en monitoren van ziekteverzuim wordt u gemakkelijk gemaakt. Met automatische signaleringen ondersteunt Exact Synergy HRM u bij wettelijke meldingen ten behoeve van de Wet Verbetering Poortwachter. Ook is met één druk op de knop inzichtelijk wat het verzuimpercentage is en hoe dit is opgebouwd. U kunt vervolgens zelf acties bepalen hoe u dit verzuim terug kunt dringen.
De verlofadministratie wordt efficiënt en eenduidig. Uw medewerkers nemen u werk uit handen omdat zij zelf hun verlofaanvragen kunnen indienen. Bovendien zien zij zelf wat het opgebouwd verlofsaldo is.
U kunt gericht actie ondernemen op (ongeoorloofd) verzuim en kunt zodoende de kosten hiervoor terugdringen. Bovendien bespaart u tijd door uw medewerkers zelf inzicht en controle over hun verlof te geven.
Competentiemanagement
Voor een optimale bedrijfsvoering is het inzichtelijk hebben van de diverse competenties en kennisgebieden binnen uw organisatie zeer belangrijk.
Met Exact Synergy HRM kunt u verschillende competenties vastleggen en volgen. Over het algemeen worden competenties per functieprofiel aangelegd, en kan er individueel worden afgeweken. U bouwt een representatief overzicht van uw personeelsbestand en bijbehorende ontwikkelingen. Periodieke gesprekken met medewerkers kunnen worden ingepland, waarin zowel de medewerker als de manager hun persoonlijke visie op competenties kunnen vastleggen.
Competentieprofielen kunnen geheel naar eigen wens worden ingericht en worden gekoppeld. Zo kunt u iedere persoon beoordelen op juist diè competenties die voor zijn/haar functie(niveau) relevant zijn.
In geval van kennisgaten kunt u hierop gericht actie ondernemen om bepaalde competenties verder te ontwikkelen.
Met competentiemanagement houdt u grip op de (ontwikkeling van) kennis en competenties binnen uw organisatie. U levert betere producten en service omdat u de juiste kennis in huis heeft en beter voorbereid bent op de toekomst.
Rapportage
Op basis van HR gegevens die u vastlegt wilt u natuurlijk ook kunnen rapporteren. Helaas ontbreken heldere rapportages vaak of zijn deze moeilijk te genereren. Alle gegevens die u vastlegt in het medewerkerdossier kunt u gebruiken voor rapportages. Natuurlijk worden diverse rapportages standaard meegeleverd, maar ook kunt u specifieke rapportages eenvoudig en geheel naar eigen wens opvragen.
Denk hierbij aan rapportages met betrekking tot verzuimstatistieken, verloop, gevolgde opleidingen en aantal dienstjaren.
De rapportagemogelijkheden in Exact Synergy HRM geven u inzicht in alle HR gerelateerde zaken. Dit betekent dat u tijdig kunt ingrijpen en kunt bijsturen en dus volledig grip heeft op uw menselijk kapitaal.
Medewerkerportalen
Het bijhouden van medewerkergegevens en het beantwoorden van vragen die hieruit ontstaan zorgen voor administratieve last op de HR afdeling. Vaak hebben medewerkers niet de mogelijkheid om hun eigen HR gegevens in te zien en bij te houden.
Met de verschillende portalen in Exact Synergy HRM geeft u managers en medewerkers beperkt toegang tot uw HR systeem.
Via het Employee Self Service portaal kunnen medewerkers hun eigen gegevens (verlof, dossier, opleidingen, salarisstroken) met een muisklik opvragen en eventueel aanpassen. Samen met een optionele goedkeuringsslag verhoogt dit de betrouwbaarheid en actualiteit van de medewerkergegevens. Bovendien verlaagt u het aantal administratieve vragen op het gebied van HR.
Ingevoerde wijzigingen en verlofaanvragen kunt u door managers via het Management Self Service Portaal laten goedkeuren. Bovendien geeft u managers hiermee toegang tot de dossiers van hun ondergeschikten en tot diverse HR rapportages.
U verlaagt de administratieve werkdruk door medewerkers zelf gegevens te laten inzien en bijhouden. Bovendien verhoogt u de betrouwbaarheid van deze gegevens aanzienlijk.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met onze accountmanagers via 015-279 89 99 of via info@computerplan.nl.
Terug naar de oplossingen van Exact Synergy.