Inkomend Factuur Register middels webportal voor budgethouders
Nu is het fiatteren van inkoopfacturen niet meer uitsluitend met Exact Globe noodzakelijk. Het is nu ook mogelijk met een “Limited Access Portal” gebaseerd op Exact Synergy. Hiermee is het eenvoudig om facturen ingescand aan te bieden aan budgethouders die niet noodzakelijkerwijze in hetzelfde kantoor aanwezig zijn.
De voordelen die Inkomend Factuurregister via Exact Synergy voor uw organisatie kunnen betekenen zijn:
- Budgethouders kunnen in het systeem zelf de facturen (plaats- en tijd-onafhankelijk) fiatteren en behoeven geen toegang te hebben tot Exact Globe;
- Inzicht in de status en historie van facturen;
- De crediteurenadminstratie heeft direct inzichtelijk waar een factuur zich bevindt in het proces/bij welke budgethouder;
- Het aantal fysieke handelingen wordt teruggebracht tot een minimum(geen kopieerwerk, facturen staan digitaal opgeslagen, geen papieren rompslomp dus), dus de kans op fouten is minder;
- Facturen zijn digitaal beschikbaar, dus raken nooit meer zoek;
- Informatie komt sneller beschikbaar, waardoor uw inzicht en slagvaardigheid toeneemt;
- Oplossing is laagdrempelig door de eenvoudige manier van werken en de lage aanschafwaarde;
- Tijdwinst, waardoor uw bedrijfsprocessen optimaal kunnen verlopen.
Digitaliseren
Ieder bedrijf herkent het probleem dat belangrijke documenten eenvoudig kwijtraken, omdat verschillende mensen hiermee moeten werken. De oplossing tot nu toe was om originelen goed te bewaren en kopieën te geven aan de rest van de organisatie.
Exact biedt een oplossing door documentbeheer te te voegen aan uw bestaande administratie. ScanSys ImageCapture is speciaal ontwikkeld om uiteenlopende documenten als vrachtbrieven, aftekenlijsten, poststukken, contracten, inkoopfacturen en overige documenten op een zeer snelle en eenvoudige wijze te digitaliseren en op geautomatiseerde wijze te verwerken in Exact. Het vinden en gebruiken van belangrijke documenten wordt hiermee veel eenvoudiger.
Factuurverwerking sterk vereenvoudigd
Elk bedrijf heeft te maken met het boeken van inkoopfacturen. Bij veel organisaties vormen deze vaak een mix van inkooporder gerelateerde facturen en kostenfacturen.
Factuurverwerking is een tijdrovend proces. Inkoopfacturen stempelen, inboeken, rondzenden en archiveren. Vervolgens duurt het accorderingsproces vaak langer dan gewenst en weet niemand de status totdat dit voltooid is. Facturen blijven bij budgethouders op het bureau liggen, zwerven door de organisatie of raken zelfs zoek. Dit lossen wij eenvoudig op door gescande documenten via Exact Synergy te sturen naar uw budgethouders, zodat zij kunnen fiatteren. Als een factuur akkoord is, wordt deze direct doorgezet in uw administratie. Tussentijds kan de administratie alle aantekeningen van de budgethouder raadplegen zodat iedereen de status kent van het document.
Sterke efficiency slag met ImageCapture for Invoices
Met de uitbreidingsformule ImageCapture for Invoices worden facturen geheel elektronisch verwerkt. OCR herkenning maakt het mogelijk, uw inkoopfacturen automatisch te verwerken, waarna deze, gebruikmakend van de stamgegevens uit uw financiële applicatie, direct middels een boekingsvoorstel kunnen worden gecodeerd of gematched op bestelopdrachten uit uw inkoop administratie. Vervolgens wordt alles elektronisch gecontroleerd en geaccordeerd via een koppeling met uw workflow applicatie (b.v. Exact Synergy). Een mailbericht attendeert de budgethouder automatisch op nieuwe facturen, die direct kunnen worden opgevraagd en gefiatteerd vanuit uw eigen financiële administratie. Na doorboeking verschijnen ze automatisch op de crediteurenkaart en grootboekrekening. Met ImageCapture for Invoices loopt uw factuurstroom geen enkele vertraging meer op en raken uw facturen nooit meer kwijt.
Samenvattend bieden beide oplossingen (o.a.):
- ScanSys ImageCapture en Exact Inkomend Factuur Register (Exact Globe & Exact Synergy)
- Scannen, registreren en accorderen van allerleid documenten via Exact
- Inkoopfacturen worden gescand en automatisch geboekt in Exact
- Uw budgethouders hebben toegang tot de digitale inkoopfacturen middels een speciale portal
- Reminder nieuwe facturen door automatische e-mail
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met onze accountmanagers via 015- 279 89 99 of via info@computerplan.nl.
Terug naar de oplossingen van Exact Synergy.