Software die uw organisatie ondersteunt bij de urendeclaratie
QicsTime is een geavanceerd urenregistratie en -facturatie softwarepakket. QicsTime is bedoeld voor organisaties die te maken hebben met het registreren en factureren van uren, het doorbelasten van kosten en hier op ieder moment inzicht in verlangen.
QicsTime wordt gebruikt door:
• Accountantskantoren
• Administratiekantoren
• Advocatenkantoren
• Belastingadviesbureaus
• ICT-organisaties
• Managementadvies-organisaties
• Onderzoekbureaus
• Projectbureaus
• Trustkantoren
• Vastgoedorganisaties
Deze organisaties hebben met QicsTime een tijdsbesparing van 20% tot 70% op de urenregistratie en facturatie behaald. Het softwarepakket werkt volledig geïntegreerd met Exact Globe en/of Synergy.
De urenschrijvende professional en QicsTime
• Online uren in kunnen voeren
• Zelf het invoerscherm kiezen
• Inlezen van de planning
• Zien alleen de gegevens die nodig zijn
• Geen kennis nodig van tarieven/ contracten of afspraken
• Eenvoudig kosten aan klanten toewijzen
• Diverse overzichten in de eigen urenbesteding
De financiële afdeling en QicsTime
• Alle afspraken en tarieven vooraf vastgelegd
• Uitgebreide mogelijkheden voor facturatie van contracten, voorschotten en termijnen
• Uitgebreide mogelijkheden voor facturatie van artikelen en onkosten
• Facturatie voor meerdere BV’s tegelijk
• Automatische facturatie van toeslagen en onregelmatige uren
• Integratie met Globe en Synergy of andere pakketten (XML)
• Onbegrensde mogelijkheden met factuurspecificaties
Het management en QicsTime
• Declaranten, projectleiders en afdelingshoofden kunnen op vele manieren accorderen
• Factuurvoorstellen aanpassen met behoud van de productie gegevens
• Direct inzicht in productiviteit en declarabliteit
• Op elk moment onderhanden werk overzichten op te vragen
• Productie en facturatie vergelijken met budgetten
• Ruime management rapportage mogelijkheden
Tien mogelijkheden van QicsTime
1. Invoer via Internet
Qics Time biedt u een zeer gebruikersvriendelijke web interface waarin uw medewerkers de gewerkte uren en de door te belasten kosten (reiskosten e.d) kunnen vastleggen. Het voordeel van het invoeren van de uren via het web is dat medewerkers niet op kantoor hoeven te zijn om gewerkte uren in te voeren, maar kunnen dat plaats- en tijdsonafhankelijk doen vanaf iedere willekeurige computer met internetaansluiting en toegang tot de beveiligde applicatie.
2. Dag- en weekinvoer
Medewerkers die meerdere malen per dag behoeften hebben aan tijdregistratie kunnen zelf kiezen voor een invoerscherm per dag. Medewerkers die langduriger op één project werken, kunnen kiezen voor de weekinvoer of de weekregelinvoer. Het invoerproces is dus
op de behoeften van iedere gebruiker af te stemmen.
3. Accorderen via Internet
Ook (project)managers hoeven niet op kantoor te zijn om uren en kosten te accorderen. Zij hebben altijd en overal inzicht in de uren en kosten van de projecten waar zij verantwoordelijk voor zijn en kunnen via het web de uren goedkeuren.
4. Eén administratie voor meerdere BV’s
Factureert u vanuit verschillende BV’s maar wilt u slechts één urenadministratie gebruiken? Met QicsTime kan dat. De klant- en projectgegevens uit meerdere administraties kunnen in QicsTime worden gebruikt voor het schrijven van uren. Bij het factureren zet QicsTime de verkoopfacturen in de juiste administratie.
5. Op nacalculatie en termijn factureren
Per project kunt u aangeven of het op nacalculatie of met vaste termijnen gefactureerd dient te worden. Het vastleggen en periodiek factureren van contracten en voorschotten behoort ook tot de mogelijkheden. De mogelijkheden om tarieven vast te leggen zijn zeer uitgebreid!
6. Wijzigen factuurvoorstellen
Onvoorziene gebeurtenissen maken het soms noodzakelijk aanpassingen te maken in het aantal uren of het tarief in het factuurvoorstel. Met QicsTime is dit mogelijk zonder dat er iets verandert in de oorspronkelijk gewerkte uren en geboekte kosten. Inzicht in de bijboekingen, afboekingen en doorgeschoven activiteiten blijft dus aanwezig. Uiteraard is het ook mogelijk tijdens het wijzigen van de factuurvoorstellen de budgetten te vergelijken met de reeds gefactureerde en de te factureren bedragen.
7. Maken van facturen en specificaties
Facturen zijn uw visitekaartje naar uw klanten. Met QicsTime kunt u per project aangeven hoe gedetailleerd u wilt factureren en of u de klant een gespecificeerde bijlage wilt sturen.
8. Continu inzien van OHW
In een organisatie is het belangrijk om continu grip te hebben op de urenadministratie. Binnen QicsTime is het onderhanden werk dan ook een belangrijk onderdeel. Per periode, per klant en per project worden complete onderhanden werk overzichten bijgehouden.
9. Uitgebreide rapportages
QicsTime biedt u de mogelijkheid vanuit verschillende invalshoeken rapportages te maken. Indien gewenst kunt u deze rapportages via Internet (beveiligd) opvragen.
10. Efficiëntie in administratieproces
QicsTime kan gebruik maken van de gegevens die u al in Exact Globe en/of Synergy heeft vastgelegd: medewerkers, klanten, projecten, activiteiten en artikelen. De facturen worden na validatie rechtstreeks in Exact Globe Factuur gezet, klaar voor verdere verwerking door de financiële administratie. Nergens dubbel invoeren, zodat tijd en kosten worden bespaard.
Integratie met Exact Software
QicsTime kan volledig met Exact Globe en/of Synergy geïntegreerd worden. Wijzigt de versie van de Exact software? Geen probleem. QicsTime werkt versie onafhankelijk. Door deze integratie bespaart de financiële afdeling tijd door de automatische boekingen in Exact Globe. Grootboekrekeningen en factuurregels worden direct gegenereerd.
Contact
Wilt u meer weten over QicsTime? Neem dan contact op met onze accountmanagers via 0800-8877788, 015- 279 89 99 of via info@computerplan.nl.