ScanSys Image Capture

Van inkoopfactuur naar elektronische verwerking, fiattering en archivering
Iedere organisatie kent het tijdrovende proces. Inkoopfacturen stempelen, inboeken, rondzenden en archiveren. Facturen blijven liggen op bureaus of raken kwijt. Met ImageCapture behoort dat nu tot het verleden. ImageCapture is flexibel toepasbare scansoftware. Het scant uiteenlopende documenten als inkoopfacturen, pakbonnen, orderbevestigingen en urenbriefjes. De OCR herkenning maakt geautomatiseerde verwerking mogelijk. Zo kunnen inkoopfacturen direct worden gekoppeld aan boekingen in Exact Globe of relatie- en andere gegevens in Synergy.


Directe koppeling met Exact Globe en Exact Synergy
Een mailbericht attendeert de budgethouder automatisch op
nieuwe facturen, welke u direct in Exact kunt opvragen en fiatteren. Na doorboeking verschijnen deze automatisch op de crediteurenkaart en grootboekrekening.

Met ImageCapture loopt uw factuurstroom geen enkele vertraging meer op en raken uw facturen nooit meer kwijt.


Inkoopfacturen, elektronische archivering
Met ImageCapture kunt u eerder in Exact Globe ingeboekte facturen batchmatig scannen, waarbij de facturen automatisch worden gescheiden, geconverteerd en aan de juiste boeking gekoppeld.

Vanuit deze koppeling zijn de gescande facturen direct vanuit alle relevante gezichtpunten in Exact Globe opvraagbaar, bijvoorbeeld vanuit de crediteur, grootboekrekening of elk ander niveau.


Inkoopfacturen, elektronische fiattering
Gebruikers van het inkomend factuur register van Exact Globe of IFR via Synergy kunnen de met ImageCapture gescande factuur elektronisch op hun eigen werkplek fiatteren.

De crediteurenadministratie heeft ten alle tijden volledig inzicht in de status en afhandeling van iedere factuur en per factuur wordt een uitvoerig log bestand
opgebouwd.

Het rondzenden, kwijtraken en nabellen op ongefiatteerde facturen komt hiermee direct te vervallen.


Inkoopfacturen, geautomatiseerde verwerking
Elk bedrijf heeft te maken met het boeken van inkoopfacturen. Bij veel organisaties vormen deze vaak een mix van handelsfacturen en kostenfacturen.

Het inboeken en controleren van deze facturen kost veel tijd. Door ImageCapture uit te breiden met de Invoice class module kunt u deze facturen scannen, geautomatiseerd inlezen, waarna op basis van een tegenrekening uit Exact Globe automatisch een boekingsvoorstel wordt gedaan.

Door de directe koppeling met Exact Globe kunt u de boekingsregels
hierbij verfijnen met kostenplaatsen, -soorten en overige rubrieken. Vervolgens worden de facturen geconverteerd naar een volledig doorzoekbaar formaat, voorzien van een elektronische blokstempel en direct als boeking aangemaakt in Exact Globe.

Handelsfacturen kunt u direct op detailregel niveau vergelijken met in Exact Globe aangemaakte inkoopopdrachten, waarna direct actie kan worden genomen bij geconstateerde afwijkingen.


De voordelen op een rij, Document Class
• Batchmatig scannen via separate scanner of copier met scan to file optie
• Automatische beeldverbetering
• Elektronisch blokstempel
• Gescande facturen doorzoekbaar op volledige tekst
• Gescande facturen direct gekoppeld aan Exact Globe / Synergy
• Elektronische routering / fiattering via email, Exact Globe IFR of Exact Synergy
• Inzetbaar voor andere toepassingen

De voordelen op een rij, Invoice Class
• Geautomatiseerd inlezen van kostenfacturen met boekingsvoorstel
• Geautomatiseerd inlezen van handelsfacturen met directe validatie op inkoopopdrachten
• Volledige controle op juistheid van mutaties

Koppelingen met Exact Software
• Exact Globe 2000
• Exact Globe
• Exact Synergy
• Exact Generation XL op aanvraag

ImageCapture 3.0 Document Class
• Flexibel verwerken van ongestructureerde documenten
• Batchmatig scannen en importeren
• Handmatig en geautomatiseerd indexeren
• (interactieve) OCR herkenning
• BARCODE herkenning
• Gebruik van vrije invoervelden
• Gebruik van (ODBC) tabellen
• Gebruik van auto increment velden
• Volledige controle op data invoer
• Image enhancement
• Image annotatie
• Export naar doorzoekbaar PDF, TIFF, JPG, PNG, HTML, ASCII, XML en WORD formaat
• Dynamisch creëren van bestandsbenamingen en directory structuren
• Export functies naar ODBC compliant databases
• Export functies naar Outlook (Express), Groupwise en SMTP mail clients
• Export functies naar FTP servers
• Export functies naar Exact Globe 2000, Exact Globe en Exact Synergy
• Overige export functies op aanvraag
• Stand alone en multi user configureerbaar
• Ondersteuning van alle gangbare scanners en multifunctionals met scan to file optie ImageCapture 3.0

Invoice Class
• Patroonherkenning en OCR herkenning voor identificatie van crediteur
• OCR herkenning op vaste en variabele posities
• Coderen van kostenregels en invoer van extra informatie
• Directe validatie op stamtabellen in Exact
• Directe export naar Exact, controle op dubbele boekingen

Contact
Wilt u meer weten over ImageCapture van ScanSys? Neem dan contact op met onze accountmanagers via 0800-8877788, 015- 279 89 99 of via info@computerplan.nl.