4 tips voor succesvol online samenwerken met Microsoft 365

De virtuele werkplek is bijna niet meer weg te denken uit het dagelijks leven. Het is nu zelfs eerder regel dan uitzondering. De reden van deze regel is ons allemaal bekend, maar de regels van het online samenwerken zijn niet altijd bekend. Het kan namelijk best lastig zijn om met mensen samen te werken als je ze niet in het echt ziet. Je hebt te maken met non-verbale communicatie die op een scherm soms lastig te lezen is. Met een paar simpele tips, een goede kop koffie en een beetje geduld kom je al een stuk verder. Onderzoek wijst zelfs uit dat meer dan twee derde van de werkgevers een stijgende lijn ziet in de productiviteit van flexwerkers.

Maar wat zijn dan die tips om het optimaal online samenwerken tot een succes te maken?

Zorg dat de taakverdeling duidelijk is

Waar je ook werkt, thuis of op kantoor, als het in het team onduidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is, volgt er chaos. Zorg dus dat iedereen weet wat de taakverdeling is, wat de eventuele deadline is en hoe vaak er overleg plaatsvindt. Deze taakverdeling leg je gemakkelijk vast in Microsoft To Do.

Microsoft To Do is een online takenlijst die je zelfstandig of in teamverband kunt gebruiken. In de app maak je een takenlijst aan die je onderverdeeld in verschillende stappen met einddata en waar nodig notificaties. Deze app maakt het beheren van taken duidelijk, gemakkelijk en efficiënt

Houdt contact met je collega’s

Een persoonlijk berichtje naar je collega is wenselijk. Hoe het weekend was, of alles goed gaat, wat dan ook. Het contact naast werk gerelateerde onderwerpen versterkt de onderlinge band en is daardoor ook weer van invloed op de werkrelatie. In tijden waar iedereen veel vanuit huis werkt, is het praatje bij de koffiemachine weg gevallen. Het is belangrijk om dit op een andere manier in stand te houden om de band te behouden. Zo zijn de online vergaderingen voor de zakelijke punten en de één-op-één gesprekjes voor koetjes en kalfjes.

Binnen Microsoft Teams zijn deze onderverdeeld in een chat- en vergaderingsfunctionaliteit. Hierdoor onderscheid je gemakkelijk de ‘sociale' en ‘zakelijke' gesprekken, zonder dat het je efficiëntie in de weg zit.

Software voor onlineoverleg

Ook nu zijn er nog veel organisaties die niet beschikken over de juiste software om optimaal met elkaar online samen te werken. Ook het online delen van documenten staat bij sommige bedrijven nog in de kinderschoenen. Met software waarbij verschillende teamleden tegelijk in hetzelfde document kunnen werken zullen opdrachten eerder zijn afgerond. Productief en efficiënt.

In Microsoft Teams verplaatst de onderlinge communicatie en documentatie naar de software. Werk samen aan dezelfde documenten zonder oneindig versiebeheer en communiceer direct via team, chat of vergadering om je online samenwerking te optimaliseren.

Verantwoordelijkheid

Of je nu de projectmanager bent of een kleine rol vervult, bij online samenwerken is het belangrijk dat iedereen weet wie waarmee bezig is. Houd je niet op de achtergrond maar deel waar je mee bezig bent. Zo is het te allen tijde helder of de deadline nog behaald kan worden of dat er moet worden bijgestuurd. Door deze informatie te delen neem je verantwoordelijkheid voor jezelf maar ook voor het hele traject.

De agendafunctionaliteit in Microsoft Teams geeft je houvast in je verantwoordelijkheid. Door snel vergaderingen en notities in te plannen en te delen met collega’s weet iedereen waar de verantwoordelijkheid ligt. Dit zorgt voor transparantie binnen je projecten, zodat je moeiteloos de deadline haalt!

Kortom, met de juiste tools van Microsoft en de juiste houding is online samenwerken heel effectief en kun je veel tijd besparen. Nu meer mensen vanuit huis werken is hier ook meer aandacht voor vanuit de werkgever. Maar neem je verantwoordelijkheid in je team. En als allerlaatste, zorg dat je de discipline hebt om je werk op niveau te houden, op kantoor en thuis!

Wil je meer weten over Microsoft Teams? Bekijk gratis ons webinar over Slimmer Online Samenwerken in Microsoft Teams of lees meer op onze Microsoft Teams pagina.

Meer over Microsoft Teams