Succesvol online samenwerken met Microsoft 365 met deze tips!

De virtuele werkplek is momenteel eerder regel dan uitzondering maar deze nieuwe werkplek brengt ook nieuwe regels met zich mee. Met het online communiceren heb je opeens veel meer te maken met non-verbale communicatie, of vooral het ontbreken daarvan. Hoe lees je je collega nou echt goed als je niet ziet hoe zijn houding is? Met een paar tips en vooral veel 'doen' kom je al snel een stuk verder. Uit onderzoek blijkt dat er nu zelfs een stijgende lijn zit in de productiviteit van thuiswerkers. 

Klaar voor de tips? Dit zijn ze: 

Zorg voor een duidelijke taakverdeling

Of je nu thuiswerkt of op kantoor, als het niet duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is, volgt er chaos. Het is dus heel belangrijk dat er een duidelijke taakverdeling is. Ook zijn heldere en realistische deadlines essentieel en moet het overleg altijd doorgaan. Je kunt de taakverdeling makkelijk vastleggen in Microsoft To Do. Dit is een online takenlijst die je zelf maar ook als team kunt inzetten. Je kunt een takenlijst aanmaken die je onderverdeeld in stappen met einddata en eventueel nog andere specificaties. De app maakt het taakbeheer heel duidelijk, overzichtelijk en efficiënt. 

Blijf in contact met je collega’s

Naast het zakelijke contact is het belangrijk dat je ook interesse toont in de persoon. Dus even vragen hoe het weekend was, is essentieel voor een goede werkrelatie. Natuurlijk is 'de weekendvraag' een voorbeeld, maar persoonlijke interesse schept een band en deze band is van invloed op de werkrelatie. Het praatje bij het koffieapparaat is weggevallen door het vele thuiswerken, dus is het belangrijk om het op een andere manier op te lossen. Maak dus een verdeling in je calls over zakelijke onderwerken en je calls over koetjes en kalfjes. 

In Microsoft Teams zijn deze onderverdeeld in een chat- en vergaderingsfunctionaliteit. Hierdoor onderscheid je gemakkelijk de ‘sociale' en ‘zakelijke' gesprekken, zonder dat het je efficiëntie in de weg zit.

Software voor optimaal online-overleg

Nog niet iedere organisatie heeft de juiste software in huis om optimaal met elkaar online samen te werken. Daarbij is het online delen van documenten ook nog een onderdeel dat vaak in de kinderschoenen staat. Als je als team tegelijk in hetzelfde document kunt werken scheelt dat veel tijd en zijn opdrachten eerder afgerond. 

In Microsoft teams kun je met elkaar in dezelfde documenten werken, deze met elkaar delen en presenteren. Het oneindige versiebeheer is hiermee dus verleden tijd en je online samenwerking is weer een stap verder in optimalisatie.

Ownership

Welke rol je ook vervult in een team, het is bij online samenwerken ook heel belangrijk dat iedereen weet wie waarmee bezig is. Op kantoor kun je altijd even bij elkaar langslopen, online is dit natuurlijk wat lastig. Deel daarom vaker waar je mee bezig bent en houd je niet op de achtergrond. Stel tijdig een hulpvraag of deel je documenten zodra je iets af hebt. Je neemt hiermee verantwoordelijkheid voor je werk en toont hiermee dus echt 'ownership'. 

Met de agendafunctionaliteit in Microsoft Teams kun je dat ownership nog beter pakken. Je kunt snel vergaderingen inplannen of notities delen met je team. Hiermee creëer je ook transparantie binnen de projecten en haal je moeiteloos die deadline! 

Dus, met de juiste houding en de juiste tools van Microsoft, is het online samenwerken heel effectief en kun je veel tijd besparen. Pak de verantwoordelijkheid zelf en met je team. 

Wil je meer weten over Microsoft Teams? Bekijk gratis ons webinar over Slimmer Online Samenwerken in Microsoft Teams of lees meer op onze Microsoft Teams pagina.

Meer over Microsoft Teams