Stappenplan: eindejaarsverwerking Projecten

Dit stappenplan behandeld de eindejaarsverwerking voor projecten in Exact Globe. Voer onderstaande stappen uit om de volledige eindejaarsverwerking af te ronden:

  1. Inkoopfacturen verwerken
  2. Projectrealisaties fiatteren
  3. Facturen genereren
  4. Facturen verwerken
  5. Projecten afhandelen en onderhanden werk vrijvallen
  6. Onderhanden werk genereren

 

Het stappenplan

Stap 1: Inkoopfacturen verwerken

Deze stap is alléén noodzakelijk wanneer de instelling 'Toestaan: Inkoopfactuur' in de sectie 'Factuurregels' in de projectinstellingen is aangevinkt. Wanneer de instelling niet is aangevinkt kun je deze stap overslaan en verder gaan met stap 2.

Met deze instelling geef je aan dat je inkoopfacturen wil meenemen in het factuurvoorstel. Bij het factuurvoorstel komt dan een extra optie waarmee je een selectie maakt op inkoopfacturen, orders of beide. Om inkoopfacturen mee te nemen in een factuurvoorstel dient de inkoopfactuur eerst verwerkt te zijn. Om de inkoopfacturen te verwerken navigeer je naar:

  1. Ga naar [Financieel > Invoer > Verwerken].
  2. Je kunt hier een selectie maken op de inkoopdagboeken en een datumtraject.
  3. Selecteer alle inkoopfacturen die je wil verwerken.
  4. Klik vervolgens op de knop 'Verwerken'.

 

Stap 2: Projectrealisaties fiatteren

Deze stap is het fiatteren van alle projectrealisaties voor het afgelopen jaar.

  1. Ga naar [Projecten > Invoer > Fiatteren].
  2. Gebruik de selectiecriteria om de projecten die dienen te worden gerealiseerd getoond te krijgen.
  3. Zet een vinkje in de kolom 'Fiat 'bij de projecten die je wil fiatteren.
  4. Klik vervolgens op de knop 'Fiatteren'.

LET OP! Houd hierbij wel rekening met:

  • Wanneer meerdere mensen verantwoordelijk zijn voor het fiatteren van projectrealisaties, dienen al deze personen de projectrealisaties waarvoor zij verantwoordelijk zijn te fiatteren.
  • Wanneer je de optie 'Inclusief: Vorige (Weken)' aanvinkt, wordt er altijd teruggegaan tot week 1 van het geselecteerde jaar. Het is daarom te adviseren om per jaar te controleren of er nog iets te fiatteren is.

 

Stap 3: Facturen genereren

In deze stap genereer je de facturen. Dit doet je vanuit het factuurvoorstel in het menupad.

  1. Ga naar [Projecten > Invoer > Factuurvoorstel].
  2. Gebruik de selectiecriteria om de factuurvoorstellen die je wil genereren te tonen.
  3. Klik op de knop 'Tonen'.
  4. Zet een vinkje in de kolom 'Fiat' factuurvoorstellen die je wil genereren.
  5. Klik vervolgens op de knop 'Genereren.

LET OP! Houd hierbij wel rekening met:

Wanneer je de instelling 'Toestaan: Inkoopfactuur' in de sectie 'Factuurregels' in de projectinstellingen hebt aangevinkt (zie stap 1), dien je bij 'Boekingstype' aan te geven dat je ook de verwerkte inkoopfacturen wil meenemen in het factuurvoorstel.

 

Stap 4: Facturen verwerken

Nadat je de facturen hebt gegenereerd dien je deze te verwerken.

  1. Ga naar [Factuur > Invoer > Afdrukken/ Verwerken].
  2. Vul de volgende velden in:
    'Verwerken': je kunt hier aangeven of je proeffacturen dan wel definitieve facturen wilt afdrukken. Een proeffactuur kun je gebruiken om te kijken of de facturen er naar wens uit zien. Bij het definitief afdrukken wordt de factuur definitief afgedrukt en wordt een mutatie aangemaakt waarbij een openstaande post wordt gecreëerd bij de debiteur. Wanneer je een factuur definitief heeft afdrukt kun je dat niet meer ongedaan maken.
    'Uitvoer': Je kunt hier aangeven of de uitvoer afgedrukt dient te worden op de printer of per e-mail verstuurd dient te worden. Wanneer je de optie 'Op basis van relatie' selecteert wordt de factureringsmethode gebruikt die je bij het onderhoud van de relatie op het tabblad 'Financieel' heeft geselecteerd.
    'Factuurdatum': Afhankelijk van welke optie je hebt geselecteerd bij 'Opbrengst: Datum' in de factuurinstellingen, kun je hier aangeven welke factuurdatum op de factuur dient te worden afgedrukt. Standaard staat hier de datum van vandaag. Deze datum is bepalend voor de verdere verwerking naar de financiële administratie. Wanneer je hebt gekozen voor de optie tijdens invoer kun je de factuurdatum niet kunnen aanpassen, omdat de opbrengst al is geboekt op de invoerdatum van de factuur.
    'Rapportage datum': De rapportagedatum kun je gebruiken om aan te geven wanneer een factuur is ingevoerd, ook kun je de rapportagedatum gebruiken in verschillende financiële overzichten (bijvoorbeeld [Financieel > Invoer > Verslagen > Te verwerken]). Standaard is deze gevuld met de factuurdatum.
    'Lay-out/ Verzamellay-out': Bij het veld 'Lay-out' kun je de gewenste lay-out voor de af te drukken facturen selecteren. Wanneer je werkt met verzamellay-outs beschik je hier over het veld 'Verzamellay-out' waar je de verzamellay-out kunt selecteren die je wilt gebruiken.
    De andere velden zijn optioneel.
  3. Selecteer de facturen die je in stap 3 hebt gegenereerd.
  4. Klik op de knop 'Verwerken'.

 

Stap 5: Projecten afhandelen en onderhouden werk vrijvallen

In deze stap handelen we de projecten af. Eventueel kun je hierbij het onderhanden werk laten vrijvallen. Het afhandelen van projecten kun je uitvoeren via de knop 'Afhandelen' in menupad [Project > Projecten > Projecten onderhouden].

  1. Ga naar [Project > Projecten > Projecten onderhouden].
  2. Selecteer het project dat je wil afhandelen. Je kunt hier meerdere projecten selecteren om deze tegelijkertijd af te handelen.
  3. Er verschijnt dan een scherm waar je een datum in kunt vullen. Dit is de datum die het project als afhandeldatum meekrijgt.

Wanneer onderhanden werk aanwezig is op het project verschijnt de melding: "Afhandelen: Boekingen onderhanden werk vrijgeven". In de melding heb je de volgende mogelijkheden:

  • Ja - Het onderhandenwerk wat op dit project open staat zal vrijvallen op de einddatum die is opgegeven. Daarnaast wordt de status van het project aangepast naar 'Afgehandeld'.
  • Nee - Het onderhandenwerk zal niet vrijvallen. Dit dien je later nog uit te voeren via [Projecten > Projecten > Onderhanden werk]. De status van het project wordt wel aangepast naar 'Afgehandeld'.
  • Annuleren - Het afhandel proces wordt geannuleerd. Er zal geen onderhanden werk vrijvallen en de status van het project wordt ook niet aangepast.

Je kunt ook gebruik maken van de knop 'Automatisch afhandelen' in menupad [Project > Projecten > Projecten onderhouden]. Hiermee open je een scherm met alle projecten die automatisch worden afgehandeld. Door middel van het vinkje onder de kolom 'Selecteren' kun je bepalen welke projecten in de selectie moeten worden opgenomen.

 

Stap 6: Onderhanden werk genereren

Deze stap genereert het onderhanden werk voor de actieve projecten. 

  1. Ga naar [Project > Projecten > Onderhanden werk].
  2. Klik op de knop 'Tonen'.
  3. Vink vervolgens de projecten aan waarvan je de onderhanden werk wilt genereren.
  4. Klik op de knop 'Genereren'.

 

Het resultaat

Wanneer je deze stappen hebt doorgelopen is de volledige eindejaarsverwerking van projecten afgerond. Naast projecten hebben we ook stappenplannen voor het uitvoeren van de eindejaarsverwerking voor: 

Heb je vragen over dit onderwerp of heb je verdere hulp nodig?